Faktura to dokument potwierdzający fakt sprzedaży. Choć w wielu krajach może być wystawiony na osobę fizyczną, częściej spotykany jest jako potwierdzenie transakcji B2B. Faktura musi również określać przedmioty, które zostały sprzedane. Faktury są zawsze wystawiane przez firmę sprzedającą towary. Zwykle robią to pracownicy lub właściciele firmy, ale należy pamiętać, że osoba wystawiająca fakturę powinna być do tego upoważniona.
Co musi zawierać faktura?
Aby faktura była dokumentem prawnym, musi zawierać określone dane. Jednocześnie w Unii Europejskiej i prawdopodobnie również poza nią, wygląd dokumentu nie jest określony. Po prostu wszystkie informacje muszą być czytelne. Oto lista niezbędnych elementów:
- Faktura VAT
- Data faktury
- Nazwa i numer identyfikacyjny sprzedającego i kupującego (numer VAT)
- Kwoty i stawki podatków
- Ilość przedmiotów/usług
- Ceny jednostkowe, cena całkowita
- Waluta
- Szczegóły płatności
Jak wystawić fakturę?
Jeśli sprzedałeś produkt lub usługę, czas wystawić fakturę. W tym celu możesz skorzystać z kilku opcji, takich jak program do fakturowania, wypełnienie bezpłatnego szablonu lub utworzenie własnej faktury. Wszystko, czego potrzebujesz to program biurowy, taki jak Microsoft Word lub Google docs. W niektórych krajach wymagany jest również podpis osoby wystawiającej dokument, aby zmniejszyć ryzyko sfałszowania.
Rodzaje faktur
Firmy przeprowadzają różne transakcje, więc potrzebne są różne rodzaje dokumentów. W tym celu wykorzystywane są różne warianty faktur. Należą do nich na przykład:
- Faktura z podatkiem (VAT), który jest dokumentem wystawianym dla standardowych transakcji pomiędzy 2 firmami z tego samego kraju . Jest używany najczęściej.
- Faktura zaliczkowa, stosowana w sytuacjach, gdy sprzedawca płaci część kwoty zamówienia przed, a część po otrzymaniu towaru . Jest to bardzo przydatne w przypadku zamówień przetwarzanych przez długi czas, ponieważ zwiększa przepływ gotówki sprzedawcy.
- Faktura uproszczona. W Unii Europejskiej wprowadzono faktury uproszczone. Jeśli wartość transakcji jest mniejsza niż 100 euro, dozwolone jest wystawienie paragonu zawierającego numer identyfikacyjny firmy dokonującej zakupu.
- Refakturowanie występuje głównie w przypadku wynajmu nieruchomości. Jeśli firma kupuje produkt tylko po to, aby za jakiś czas sprzedać go innej firmie w tej samej cenie (choć nie zawsze), może wystawiać refaktury. Zwykle są to rachunki za prąd, wodę i wywóz śmieci.
- Faktura międzynarodowa to dokument wystawiany, gdy kontrahenci pochodzą z różnych krajów. Jest to bardzo ważne, gdy sprzedawca jest płatnikiem VAT, ponieważ takie faktury nie podlegają opodatkowaniu. VAT jest płacony przez kupującego.
- Faktura bez podatku VAT- niektóre firmy z jakiegoś powodu nie płacą podatku VAT. Faktury, które wystawiają, nie zawierają jej, co jest całkiem logiczne. Faktura bez VAT powinna określać, dlaczego nie jest opodatkowana.
- Faktura dla osoby fizycznej — w wielu krajach osoba fizyczna ma prawo zażądać faktury jako dowodu sprzedaży. Wygląda bardzo podobnie do zwykłej faktury i w zasadzie zastępuje paragon, ale zawiera więcej szczegółów.
- Faktura pro forma w rzeczywistości nie jest to faktura, ponieważ nie jest to dokument zgodnie z prawem. Pro forma jest projektem faktury i może być wykorzystana jako oferta.
- Faktura zbiorcza to rozwiązanie stosowane w sytuacjach, gdy firmy współpracują ze sobą przez długi czas, a sprzedawca dostarcza towary lub usługi kilka razy w miesiącu. Zamiast wystawiać fakturę za każdym razem, można po prostu wystawić fakturę raz na jakiś czas.
Szablon faktury
Jeśli czytałeś artykuł o bezpłatnych arkuszach budżetowych, być może pamiętasz, że Microsoft Office oferuje wiele gotowych tego typu opcji. To samo dotyczy faktur. Niektóre z nich są przeznaczone do użytku w programie Word, podczas gdy inne są przeznaczone dla programu Excel. Naszym zdaniem najlepszym darmowym szablonem faktury jest „faktura sprzedaży – prosty niebieski projekt". Możesz nawet wkleić swoje logo!
